1. System Strategie - Produktivität 

Wenn Du durchschnittlich 8 Stunden am Tag arbeitest, sind die Chancen groß, dass du nicht die gesamte Zeit so produktiv bist, wie erwünscht. Zwischen Meetings, der Beantwortung von E-Mails und Benachrichtigungen, dem Updaten von Reports, checken von Kalendern, hast du wenig Zeit, um wirklich produktiv zu sein.

Oft erwischen wir uns dann spät am Abend hinterm Schreibtisch sitzend, weil wir nach einem arbeitsreichen Tag endlich Zeit für Produktives haben. Und wundern uns über unsere To-Do Listen, die einfach nicht unseren tatsächlichen Arbeits-Alltag widerspiegeln.

Was also ist eine bessere Möglichkeit die tägliche Planung anzupassen, um produktiver zu sein? Du kannst Techniken einsetzen, die erfolgreiche Geschäftsleute wie Bill Gates, Elon Musk oder Deep Work Autor Cal Newport nutzen: Timeblocking.

Hier ist die Anleitung, wie Du diese Methode effektiv für dich und dein Business nutzen kannst.

Timeblocking ist eine Zeitmanagement Methode, die darauf beruht, deinen Tag in mehrere Zeitblöcke aufzuteilen. Jeder Block widmet sich einer spezifischen Aufgabe oder einer Reihe von verwandten Aufgaben. Jeden Tag, hast du so einen passenden Plan, der dir zeigt, woran du wie lange arbeiten kannst.
Der Schlüssel-Faktor des Erfolgs in der Timeblocking Methode ist das Wissen um die Priorisierung der einzelnen Aufgaben. Erstelle einen ungefähren Plan deiner Zeitblöcke für die kommende Woche und überprüfe die Blöcke jeden Tag, um nachzuvollziehen, welche Anpassungen für deine individuelle Produktivität notwendig sind.

Diese Anpassung ist für mich der persönlich wichtigste Faktor. Ich habe in meinen Timeblocking Anfängen die Blöcke sehr dogmatisch umgesetzt und an Anfang nicht täglich justiert, sodass meine Produktivität sogar abnahm, weil Planungsfehler mich in meiner Arbeit hemmten.

Timeblocking hat den großen Vorteil, dass es dir erlaubt, dich eine ganze Zeitlang auf Aufgaben zu konzentrieren, ohne ständig wieder Entscheidungen treffen zu müssen, was als nächstes dran kommt. Steven Jobs war dafür bekannt, die Anzahl an Entscheidungen am Tag konstant zu reduzieren, um die Kapazität für wirklich wichtige Entscheidungen zu haben, weshalb er nur eine Outfitvariation in mehreren Ausführungen besaß. Denn es gibt einen nachgewiesenen Effekt von „Brain-Fatigue“, dass wir nach einer gewissen Zeit einfach müde werden, Entscheidungen zu treffen.

Wenn du den Fokus verlierst, weil z.B. ein Telefonat oder der Besuch eines Kollegen dazwischengekommen ist, betrachte deinen Zeitblock Plan und nimm die Aufgabe wieder auf, die in dem Block vorgesehen war.

Ja, weil die Methode deinen Tag strukturiert und deine Aufmerksamkeit fokussiert hält. Es verhindert die allseits gefürchtete Prokrastination und ist eine hoch-effektive Zeitmanagement Methode. Wie erwähnt, braucht es am Anfang etwas Zeit, um mit der richtigen Herangehensweise zu experimentieren.

Timeblocking im Allgemeinen, ist eine effektive Methode, um Deinen Tag zu strukturieren. Manche Alternativen nehmen die Basis der Methode und modifizieren sie, um bestimme Bedürfnisse zu decken.
Diese Methoden sind Task Batching, Timeboxing und Day-Theming

Task Batching konzentriert sich darauf, ähnliche Aufgaben zusammenzufassen und en bloc abzuarbeiten. Z.B. ist es effektiver, zwei 10-Minuten Blocks einzuplanen, um E-Mails abzuarbeiten, als alle 15 min deine Inbox zu checken. Das Zusammenfassen von ähnlichen Aufgaben verringert die Anzahl an Wechseln zwischen verschiedenen Aufgabentypen am Tag und reduziert damit Stress und Arbeitslast. Dadurch, dass so vielfach die Einarbeitungszeit in eine neue Aufgabe wegfällt, sparst du dadurch auch noch Zeit.

Timeblocking funktioniert mit Batching weil es dir abnimmt, alle einzelnen kleinen Aufgaben in deinem Kalender zu hinterlegen. Blocke dir spezifische Blöcke am Tag oder in der Woche um bestimmte Aufgaben-Blöcke für E-Mails, Meetings, Coding, Kreativ-Arbeit, Strategie-Implementierung oder Neuentwicklung von Produkten zu erledigen.

Timeboxing konzentriert sich auf eine Aufgabe. Beispielweise schreibst du gerade an einem Buch. Dieses kannst du nicht an einem Tag beenden. Also blockst du dir regelmäßig Blöcke von Zeit, in der du fokussiert nur an diesem Buch arbeitest. Es ist nicht fertig in dieser Zeit, aber du kommst dem Ziel damit jedesmal einen Schritt näher.

Der Tages-Fokus ist die extreme Variante des Batchings. Sie ist z.B. geeignet für Führungskräfte, die mehrere Abteilungen unter sich verantworten. Es geht also weniger darum Aufgaben zusammenzulegen, sondern Verantwortlichkeiten. Sie müssen z.B. den Vertrieb, das Marketing, den Kunden-Support und die Finanzen jede Woche im Blick haben.

Der Tages-Fokus widmet jeden Tag einer dieser Verantwortlichkeiten. So würde der Mittwoch dem Vertrieb, der Dienstag dem Marketing und Montag dem Kunden-Support vorbehalten sein.

Diese Methode ist in den letzten Jahren so prominent geworden, weil sie simpel und gleichzeitig effektiv ist. Hier sind ein paar Gründe, die du beachten solltest, wenn du produktiver sein willst.

Waren die Annahmen, wie lange du für eine Aufgabe wirklich brauchst, bisher inkorrekt? Das passiert jedem von uns!

Es hat sich herausgestellt, dass dich das Limitieren von zur Verfügung stehender Zeit für eine Aufgabe produktiver macht. Der Vorteil ist, wir schaffen im gleichen Zeitraum mehr. Von Beginn an vor einer sehr langen Liste von Aufgaben zu stehen, verstärkt die Gefahr zu prokrastinieren enorm. Eine geregelte und damit abgespeckte Liste, macht dich damit effizienter.

Deshalb hilft diese Methode enorm. Denn sie verhindert das springen zwischen Aufgaben, gibt regelmäßigen Aufgaben wie E-Mails einen festen Zeitrahmen und gibt dir einen Orientierungsrahmen, was heute zu schaffen ist.

Der Vorteil dieser Methode ist die Variabilität. Wenn du beginnst deine Zeitblöcke einzusetzen, wirst du an der einen oder anderen Stelle feststellen, dass sie deinen Bedürfnissen nicht gerecht werden. Z.B. kommen E-Mails später rein, als du sie zum Abarbeiten eingeplant hast. Dann justiere deinen Block in deiner Planung einfach.

Wir alle haben uns schon mal in der Situation vorgefunden, dass aus einer „mal eben“-Aufgabe eine Halbtagesaufgabe geworden ist, weil wir uns in den Details völlig verloren haben. Wenn du an Perfektionismus leidest, wie ich, dann ist das Timeblocking eine probate Methode, um dich davon abzuhalten. Denn du hast dir für die Erledigung eines Aufgabenblocks eine bestimmte Zeit zugewiesen. Das gilt es zu halten und bewahrt dich davor, zu viel unnötige Zeit in zu vielen Details zu verlieren.

Im Gegenzug, wenn du einer Aufgabe nachkommen musst, in der Perfektion vonnöten ist, wie dem Aufspüren eines Fehlers in einem Prozeß oder Code, dann kannst du dir dafür einen Block einrichten.

Im Flow sein, ein Status den Sportler kennen, in dem der Fokus messerscharf ist und sich keine störenden Gedanken melden und für Unterbrechungen sorgen. Das ist der Status, in dem wir bei der Arbeit den höchsten Grad an Produktivität erreichen. Das macht Timeblocking so wertvoll. In einem Block kannst du die für diese Woche kritischen Aufgaben rausfiltern und die weniger wichtigen für den nächsten Block aufsparen oder sie sogar eliminieren.

Hier eine Liste von Priorisierungs-Methoden Deiner To-Do Liste

Timeblocking ist zwar einfach aufzusetzen, doch genau so einfach ist es auch, sich darin zu verlieren und damit weniger produktiv zu sein. Ich zeige dir hier ein paar erprobte Ideen, die du für dich nutzen kannst, um die Methode effektiver für Dich einsetzen zu können.

Was du pro Tag oder Woche zu erledigen hast, muss erstmal identifiziert und aufgelistet werden. Wenn das einmal erledigt ist, richte es dir als Routine ein, die Liste der wichtigen Dinge regelmäßig zu ergänzen.

Das funktioniert am besten, wenn Du weisst, welche deiner Aufgaben die wirklich wichtigen sind. So dass du diese während deiner produktivsten Zeit erledigen kannst. Ich beispielsweise bin bis 12:00 hoch produktiv. Die Frage, die ich mir stellen musste, coache ich in der Zeit in meinem Mentoring Programm oder erstelle ich lieber Content. Content-Erstellung braucht Flow, Coaching eine andere Energie. Daher habe ich mich entschieden, meine Blöcke zu wechseln.

Das ist die Stelle, an der wir über Projekt-Management Tools sprechen müssen. Denn diese ermöglichen dir, Aufgaben mit der entsprechenden Priorität, Fristen und Zeitspannen, Zusatzinformationen und Mitarbeitenden zu versehen. Wir arbeiten seit vielen Jahren mit Asana es gibt viele andere Möglichkeiten auf dem Markt, doch ohne wirst du keine echte Produktivität erfahren, denn Zettel oder Excelsheets sind einfach für Notizen/Berechnungen und nicht für effizientes Arbeiten geeignet.

Wenn deine optimierte Vorlage einmal komplett ist, arbeite sie jeden Tag durch und erstelle deine Blöcke. Fokussiere dich auf deine top Prioritäten und arbeite dich von dort aus durch. Beispielsweise ist die oberste Priorität für diese Woche die nächsten vier Folgen deines demnächst erscheinen Podcasts aufzunehmen. Passiere Revue wie lange du für die vorherigen vier Folgen gebraucht hast und orientiere dich bei der Zeitzuweisung entsprechend daran. Sei dabei bitte realistisch.

Wenn du entscheidest, dass du vier Stunden dafür benötigen wirst, kannst du am Montag zwei Stunden dafür blocken und am Mittwoch weitere 2 Stunden, wenn das deine Content Blöcke sind. Wenn du deine hoch-prioritäts Blöcke am Anfang der Woche einplanst, vermeidest du Termindruck und hast Puffer für Unvorhergesehenes und tappst seltener in die Prokrastinationsfalle, weil du zu viel Last empfindest.

Als Unternehmer vergessen wir schnell persönliche Belange. Denn die Firma muss ja laufen. Doch wenn du ausfällst, läuft sie nicht besser! Also richte dir Routinen ein, die du auch in deinem täglichen Plan aufnimmst. Damit du dich auf die Entwicklung positiver Gewohnheiten und für die Bewahrung deiner Gesundheit fokussieren kannst, ist es wichtig, dass du deine Feierabend Stunden auch planst.

Um für dich einen hoch-effektiven Tagesplan auszuarbeiten, bestimme für dich, wieviel Zeit du am Tag zur Verfügung hast und vor allem, wie lange es dauert, die Aufgaben zu erledigen, bzw. wieviel Zeit du ihnen einräumen willst. Länger als zwei Stunden am Stück Podcast Episoden aufzunehmen, führt zu unkonzentrierten Patzern und macht keinen Sinn. Starte damit, dir Zeitblöcke für tägliche Dinge einzurichten, wie Mittag, Sport, E-Mails abarbeiten, Kundengespräche, Content-Entwicklung, Linkedin-Kontakt-Pflege, etc.

Hier ist ein exemplarischer Tageskalender im Homeoffice:

• 06:30 - 07:30: Sport und für den Tag fertig machen
• 07:30 - 08:00: Morgenroutine 
• 08:00 - 08:15: E-Mails und Slack checken
• 08:15 - 11:00: Flow-Arbeit priorisierter Aufgaben Block
• 11:00 - 11:30: Pause und eine Sport Einheit
• 11:30 - 12:30: Flow-Arbeit priorisierter Aufgaben Block
• 12:30 - 12:45: E-Mails & Slack & social media bearbeiten
• 12:45 - 13:45: Kochen / Mittagspause
• 13:45 - 16:30: Projekt Arbeit 
• 16:30 - 17:00: E-Mails bearbeiten / social media checken
• 17:00 - 18:00: Projekt Arbeit
• 18:00 - 19:00: Abendessen
• 19:00 - 21:00: Freizeit / Netzwerken
• 21:00 - 21:15: Planung für den nächsten Tag
• 21:15 -22:00: Abendroutine

Diese Vorlage funktioniert nicht für jeden. Der Schlüssel liegt einfach darin, Zeitblöcke zu schaffen, in denen du dich auf die Erfüllung deiner Ziele fokussieren kannst.

Wenn deine Firma täglich feste Termine, wie Teammeetings, Coachings, o.ä. hat, nimm sie in deine Planung auf. Bitte plane auch Reisezeit ein, wenn du zu einem Termin rausfahren musst. Ich habe meinen Buchungskalender so aufgeteilt, dass sich der Terminsuchende entscheiden muss, ob wir zoomen oder ich/mein Team ihn besuchen kommt. Im letzten Fall werden vom System automatisch die Reisezeit mitberechnet und so entsprechend andere Meetingoptionen freigegeben. Damit keiner von uns in Stress gerät oder  durch falsche Planung ein Terminchaos entsteht.

Einige von uns werden täglich den Kalender neu einteilen müssen, weil es einfach wenig bis keine Standard Termine gibt. Sie haben weniger Struktur und haben damit den Bedarf, jeden Tag ihren Plan zu strukturieren, so dass sich nicht in zu vielen Aufgaben verlieren. Andere hingegen bauchen das nur jede Woche zu praktizieren, weil sie einen sehr durchstrukturieren Tag und wenig flexible Zeit haben.

Planst Du keine Zeit für Deine wichtigen Aufgaben ein, riskierst Du, sie nicht rechtzeitig fertig zu stellen. Statt Zeit in die hoch-priorisierten Aufgaben zu investieren, wirst du durch andere Dinge abgelenkt: Meetings, „mal-eben“-Aufgaben, Amazon, Dein social media Feed, etc.. Am Ende des Tages erwischst du dich mit dem Gefühl, den ganzen Tag gearbeitet und doch keinen Schritt zu deinem nächsten Ziel vorangegangen zu sein.

Software unterstützt dich dabei, deine Aufgaben und deinen Kalender zu managen.

Ich zeige dir im folgenden Video, wie ich meine Woche mit den oben erwähnten Techniken einteile und über unser Projektmanagement-Tool Asana gestalte.

Die Time Blocking Methode braucht am Anfang wie alles Neue im Leben eine gewisse Eingewöhnungsphase. Um dich dabei zu unterstützen, präsentiere ich dir hier ein paar Umsetzungs-Tipps

Eine der schönsten Vorteile dieser Methode ist die Fähigkeit sie an deine individuellen Bedürfnisse anzupassen. Du wirst es mit großer Wahrscheinlichkeit nicht beim ersten Versuch perfekt umsetzen können. Du kannst deine Produktivität schnell steigern, indem du deine Arbeitsgewohnheiten analysierst und die Blöcke passend zu deinen Produktivitäts-Leveln am Tag anpaßt.

Sobald du mit der Methode beginnst, entwickelst du ein Gespür dafür, wie du deine Zeit verbringst. Das kann mitunter sehr erhellend sein. Und es macht dich langfristig effektiver, wenn du deine Zeit und dessen Einsatz trackst. Da du selbstverantwortlich bist für die Einteilung Deiner Blöcke und wie sie gefüllt werden, gibt es in Zukunft keine Entschuldigungen wie „ich habe einfach keine Zeit, um den Report auszuarbeiten und heute Sport zu machen“.

Hast du je nach einem Tag voller Meetings das Gefühl gehabt, nichts erreicht zu haben? Zu viele Meetings können Deine Produktivität ruinieren und machen es schwierig, eine Tagesplanung zu realisieren. Die Blöcke, die du für Flow Arbeit und freie Zeit einplanst, sind dann von Meetings besetzt.

Meetings können und sollten wie Aufgaben in Blöcke aufgeteilt werden. Lege Deine Meetings lieber zusammen, also sie am Stück abzuarbeiten, statt sie über den Tag zu verteilen. Plane allerdings Nach- und Vorbereitungs-Zeit ein und auch Ruhepausen, um dich wieder fokussieren zu können.

Sobald du time blocking beherrschst, wirst du schnelle Verbesserung deiner Produktivität erkennen. Denk daran, dass digitale Lösungen wie ein Projekt Management-Tool in Verbindung mit deinem Kalender dir einfacher machen, die Blöcke umzusetzen und am Ball zu bleiben.

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